Organizar eventos é uma atividade bastante trabalhosa, mas os resultados podem ser muito positivos. Uma organização que consiga montar um cronograma anual de eventos (com 4 ou 5 eventos sendo realizados ao longo do ano) provavelmente conseguirá arrecadar os recursos necessários para a manutenção de sua estrutura administrativa. A SOCIAL LINE trabalha no planejamento e organização de eventos para o Terceiro Setor.
Pense na capacidade de sua organizaçãoÉ melhor começar organizando eventos pequenos, mesmo que eles não rendam muito dinheiro. A experiência que a organização vai adquirindo é muito importante para que futuros eventos (maiores) sejam bem sucedidos. Se a sua organização tem uma estrutura boa, conta com a participação de voluntários, é possível pensar, desde o início, em eventos de maior complexidade operacional.
Planeje
O evento deve ser planejado com antecedência e de forma completa. O instrumento básico para gerenciamento de um evento deve ser o cronograma de ações. Nele estarão todas as informações referentes ao evento: quais as atividades necessárias, quem são os responsáveis por cada uma delas, em que ordem devem ocorrer, quais os prazos para cada etapa, etc.
À medida que a organização vai colocando estas ações em prática, seus gestores têm mais tempo para se dedicar ao planejamento estratégico e à captação de recursos. Principalmente, à busca de parcerias que irão formar a “base de sustentação” do seu projeto social, rompendo o ciclo vicioso de falta de recursos que citamos acima.
É claro que este é um processo um pouco demorado, que precisa ser realimentado continuamente e que envolve a necessidade de participação de um grande número de colaboradores.
Mas os eventos devem ser vistos pelas organizações como uma forma razoavelmente simples de captar recursos suficientes para que os gestores possam parar de se preocupar tanto com as contas que estão vencendo e começar a pensar no desenvolvimento de sua organização de forma mais estratégica.
Confira algumas dicas para deixar tudo preparado!
Pense na capacidade de sua organizaçãoÉ melhor começar organizando eventos pequenos, mesmo que eles não rendam muito dinheiro. A experiência que a organização vai adquirindo é muito importante para que futuros eventos (maiores) sejam bem sucedidos. Se a sua organização tem uma estrutura boa, conta com a participação de voluntários, é possível pensar, desde o início, em eventos de maior complexidade operacional.
Planeje
O evento deve ser planejado com antecedência e de forma completa. O instrumento básico para gerenciamento de um evento deve ser o cronograma de ações. Nele estarão todas as informações referentes ao evento: quais as atividades necessárias, quem são os responsáveis por cada uma delas, em que ordem devem ocorrer, quais os prazos para cada etapa, etc.
Elabore um plano Nunca pressuponha nada, esteja atento a cada detalhe. Tente pensar nas possíveis contingências e em como as dificuldades serão contornadas quando ocorrerem, a fim de evitar que seja despendido um grande esforço na organização e o resultado do evento não seja satisfatório.
Desenvolva um plano de comunicação
Um dos resultados paralelos mais importantes de um evento é a publicidade. Além do retorno financeiro que o evento pode ter, ele pode ser uma ferramenta muito útil na divulgação das atividades da sua organização, pode ajudar a trazer novos parceiros e a aproximar pessoas que, posteriormente, poderão trabalhar como voluntárias, ou ajudar no desenvolvimento das atividades de diversas maneiras.
Todo evento pode ser visto sob 3 aspectos:
- a arrecadação de fundos;
- a divulgação da organização;
- a aproximação de pessoas chave para trabalhos futuros.
Selecione as pessoas chave
Uma das etapas mais importantes na organização de um evento é a mobilização das pessoas (funcionários ou voluntários) que estarão envolvidos na execução das atividades necessárias à implantação do evento. Em primeiro lugar é preciso selecionar pessoas que tenham capacidade e disponibilidade para assumir as tarefas que lhes serão designadas.
Mantenha todos os participantes bem informados Como todo trabalho em grupo, é fundamental que todos os participantes estejam informados do andamento das atividades. Reuniões periódicas de acompanhamento do cronograma ajudam a manter o grupo unido e bem informado sobre as necessidades que forem surgindo.
Elabore um orçamento
É fundamental saber de antemão quais os custos envolvidos na elaboração do evento e qual o retorno que se espera ter com a sua realização. Mesmo que o evento tenha como objetivo captar recursos para a organização, é muito provável que seja necessário fazer algum investimento para a sua implantação.
Por exemplo: uma organização que esteja planejando um almoço beneficente precisará comprar os alimentos, alugar instalações, etc.
Controle sua arrecadação financeira
Monte uma planilha de controle de gastos e receitas. Conforme o tipo de evento organizado, é possível que existam várias fontes de entrada de dinheiro (venda de convites, venda de alimentos e bebidas durante o evento, patrocínios de atividades, etc.). É importante controlar todas estas “fontes”, não apenas para evitar desvios de dinheiro, mas também para que se possa analisar, no futuro, quais foram as fontes de recursos mais eficientes e, consequentemente, planejar melhor os resultados das próximas edições do evento.
Agradeça todos os voluntários e funcionários envolvidos
É sempre muito simpático receber agradecimentos por um trabalho desenvolvido. Seus funcionários e voluntários certamente se sentirão muito valorizados ao receberem uma carta de agradecimento ou ao serem reconhecidos por sua colaboração ao longo do próprio evento. Se você tem planos de repetir a experiência no futuro, é importante que todas as pessoas envolvidas sintam-se reconhecidas e motivadas. Isso pode aumentar as chances de sucesso dos próximos eventos organizados.
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